t-7e8f6c6f8b3b
/
vergunningzoeker-6d29fc0a
1
0
Fork 0
Code Issues Pull Requests Packages Projects Releases Wiki Activity

Functioneel ontwerp vergunningzoeker

This commit is contained in:
Druppie Agent 2026-06-10 14:46:54 +00:00
parent 5ac8fabdef
commit a27c9aefc3
1 changed files with 257 additions and 0 deletions
Show Stats Download Patch File Download Diff File Expand all files Collapse all files

257
docs/functional-design.md Normal file
View File

@ -0,0 +1,257 @@
# Functioneel Ontwerp - Permit Metadata Search
## 1. Huidige vs. Gewenste Situatie
| Aspect | Huidige Situatie | Gewenste Situatie |
|--------|-----------------|-------------------|
| Zoekmogelijkheden | Gefragmenteerd: locatiezoek werkt alleen na 2018; oude vergunningen alleen via K/L-nummer; verschillende nummeringssystemen voor verschillende periodes | Uniforme zoekinterface over alle vergunningen en periodes |
| Data-opslag | Verspreid over meerdere databases en bestandsformaten (PDF's, scans) | Geïndexeerde metadata uit alle bronnen toegankelijk via één systeem |
| Kennisoverdracht | Kennis over waar en hoe te zoeken is afhankelijk van ervaren medewerkers en raakt verloren | Intuïtief systeem waar nieuwe medewerkers direct mee kunnen werken |
| Archiefwet-naleving | Niet nageleefd: locatie van alle vergunningen en retentieperiodes zijn onbekend | Inzicht in retentieperiodes en archiefstatus van alle vergunningen |
| Toegang | Afhankelijk van toegang tot verschillende systemen | Gecontroleerde toegang via gecentraliseerd systeem voor specifieke afdelingen |
| Migratie | Documenten staan in diverse legacy systemen, moeilijk over te brengen naar zaaksysteem | Mogelijkheid om documenten en metadata te migreren naar zaaksysteem |
## 2. Problemsamenvatting
**Wie is getroffen:**
- Medewerkers die vergunningen uitgeven (zoeken naar oude vergunningen)
- Leidinggevenden (zoeken op locatie voor overzichten)
- Nieuwe collega's (geen kennis van verspreide systemen)
- Medewerkers die archiefbeheer uitvoeren
**Welk probleem ervaren ze:**
- Verspilling van tijd door zoeken in meerdere systemen met verschillende zoekmethoden
- Kennisverlies over waar bepaalde types vergunningen te vinden zijn
- Onmogelijk om oude vergunningen (voor 2018) op locatie te filteren
- Geen overzicht van alle vergunningen en hun retentiestatus
- Moeilijk om documenten te migreren naar het nieuwe zaaksysteem
**Waarom dit belangrijk is (bedrijfsimpact):**
- Inefficiëntie in dagelijkse werkprocessen
- Risico op niet-naleving van de Archiefwet (onbekende locatie en retentieperiodes)
- Afhankelijkheid van individuele medewerkers met specifieke kennis
- Moeilijke integratie van nieuwe medewerkers
- Behoefte om historische data te moderniseren in het zaaksysteem
**Wat succes betekent:**
- Eén centrale zoekinterface waarmee alle vergunningen vindbaar zijn
- Direct inzicht in retentieperiodes en archiefstatus
- Verlaagde drempel voor nieuwe medewerkers om vergunningen te vinden
- Compliance met Archiefwet door volledig overzicht
- Mogelijkheid om historische vergunningen te migreren naar zaaksysteem
## 3. Functionele Eisen
| ID | Bron | Eis | Verificatiemethode |
|----|------|-----|-------------------|
| FR-01 | BA | Het systeem stelt gebruikers in staat om via één enkel zoekvak te zoeken over alle metadata-velden tegelijk. | Test: Voer een zoekterm in en verifieer dat resultaten uit alle velden worden getoond. |
| FR-02 | BA | Het systeem biedt een geavanceerde zoekoptie met filters voor specifieke metadata-velden. | Test: Open geavanceerd zoeken en verifieer aanwezigheid van filters per veldtype. |
| FR-03 | BA | Het systeem indexeert en doorzoekt metadata van: aanvrager naam, vergunninghouder naam, uitgever naam, locatie, datums, vergunningnummer (K, L, enz.), toepasselijke wet, type werk, type oppervlaktewater, type waterkering. | Test: Zoek op elk van deze velden en verifieer dat resultaten worden getoond. |
| FR-04 | BA | Het systeem toont bij zoekresultaten alle beschikbare metadata-velden voor elke vergunning. | Test: Bekijk zoekresultaten en verifieer volledigheid van velden. |
| FR-05 | BA | Het systeem stelt gebruikers in staat om gedetailleerde vergunninginformatie te bekijken. | Test: Klik op een resultaat en verifieer dat detailweergave wordt geopend. |
| FR-06 | BA | Het systeem toont uit welk bronsysteem elke vergunning afkomstig is. | Test: Verifieer aanwezigheid van bronsysteem-informatie in resultaten. |
| FR-07 | BA | Het systeem stelt gebruikers in staat om originele vergunningdocumenten (PDF's, scans) te openen of te downloaden. | Test: Klik op documentlink en verifieer dat document wordt geopend/downloaded. |
| FR-08 | BA | Het systeem voorziet in toegangsbeperking zodat alleen gebruikers van specifieke afdelingen (bv. vergunningen, planning) toegang hebben. | Test: Probeer toegang met niet-geautoriseerde gebruiker en verifieer weigering. |
| FR-09 | BA | Het systeem toont de archiefnominatie (bewaren of vernietigen) voor elke vergunning gebaseerd op het type document volgens de selectielijst voor waterschappen (2012). | Test: Bekijk detailweergave en verifieer dat archiefnominatie wordt getoond. |
| FR-10 | BA | Het systeem toont de retentieperiode voor elke vergunning indien de archiefnominatie is "vernietigen" (volgens selectielijst waterschappen 2012). | Test: Bekijk detailweergave en verifieer dat retentieperiode wordt getoond indien van toepassing. |
| FR-11 | BA | Het systeem toont de huidige archiefstatus van elke vergunning (te bewaren oneindig, of retentieperiode verstreken/niet verstreken). | Test: Bekijk detailweergave en verifieer dat archiefstatus duidelijk wordt getoond. |
| FR-12 | BA | Het systeem stelt gebruikers in staat om vergunningdocumenten en hun metadata te migreren naar het zaaksysteem. | Test: Selecteer vergunning(en), kies migratie-optie en verifieer dat metadata en documenten naar zaaksysteem worden overgebracht. |
## 4. Bedrijfsregels & Logica
| Regel ID | Beschrijving | Conditie | Uitkomst |
|----------|-------------|----------|----------|
| BR-01 | Archiefnominatie wordt bepaald op basis van type document volgens de selectielijst voor waterschappen uit 2012 | Vergunning beschikbaar in index | Toon archiefnominatie (bewaren of vernietigen) |
| BR-02 | Retentieperiode wordt bepaald op basis van type document volgens de selectielijst voor waterschappen uit 2012 | Archiefnominatie = vernietigen | Toon bijbehorende retentieperiode |
| BR-03 | Geen retentieperiode van toepassing | Archiefnominatie = bewaren | Oneindig bewaren, geen retentieperiode tonen |
| BR-04 | Archiefstatus wordt bepaald op basis van uitgiftedatum en retentieperiode | Archiefnominatie = vernietigen én retentieperiode verstreken | Status = "te vernietigen" |
| BR-05 | Archiefnominatie = bewaren | | Status = "te bewaren (oneindig)" |
| BR-06 | Archiefnominatie = vernietigen én retentieperiode nog niet verstreken | | Status = "te bewaren tot [datum]" |
| BR-07 | Zoekresultaten bevatten alle vergunningen waar de zoekterm overeenkomt met ten minste één metadata-veld | Zoekterm ingevoerd | Toon alle overeenkomende resultaten |
| BR-08 | Geavanceerd zoeken past alle geselecteerde filters toe | Meerdere filters geselecteerd | Toon alleen resultaten die aan alle filters voldoen |
## 5. Informatievereisten
| Informatie | Beschrijving | Bron | Gebruikt door |
|-----------|-------------|------|---------------|
| Vergunningnummer | Unieke identificatie (K, L, of andere nummeringssystemen) | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Aanvrager naam | Naam van de persoon/organisatie die de vergunning aanvroeg | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Vergunninghouder naam | Naam van de houder van de vergunning | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Uitgever naam | Naam van de persoon die de vergunning verstrekte | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Locatie | Locatie/adres waar de vergunning betrekking op heeft | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Datums | Uitgiftedatum, geldigheidsdatum, en andere relevante datums | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Toepasselijke wet | Wet of regelgeving waarop de vergunning gebaseerd is | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, retentiebepaling, migratie |
| Type werk | Beschrijving van het type werk/activiteit | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, retentiebepaling, migratie |
| Type oppervlaktewater | Type oppervlaktewater gerelateerd aan de vergunning | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Type waterkering | Type waterkering gerelateerd aan de vergunning | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Archiefnominatie | Bewaren of vernietigen volgens selectielijst waterschappen 2012 | Organisatiereferentie (selectielijst) | Archiefstatusweergave, migratie |
| Retentieperiode | Bewaartermijn volgens selectielijst waterschappen 2012 (indien van toepassing) | Organisatiereferentie (selectielijst) | Archiefstatusweergave, migratie |
| Archiefstatus | Huidige archiefstatus (te bewaren/te vernietigen) | Berekend op basis van datum, nominatie en retentieperiode | Resultaatweergave |
| Bronsysteem | Systeem waaruit de vergunning afkomstig is | Metadata | Resultaatweergave, migratie |
| Documentlocatie | Verwijzing naar origineel document (PDF, scan) | Documentopslag | Documenttoegang, migratie |
## 6. User Journeys
### User Journey 1: Eenvoudig zoeken naar oude vergunning
**Actor:** Medewerker vergunningverlening
**Doel:** Een oude vergunning vinden met beperkte informatie
**Stappen:**
1. Gebruiker opent zoekinterface
2. Systeem presenteert enkel zoekvak
3. Gebruiker voert zoekterm in (bv. deel van locatie of aanvrager naam)
4. Gebruiker klikt op zoekknop of drukt op Enter
5. Systeem doorzoekt alle geïndexeerde metadata
6. Systeem toont resultatenlijst met alle metadata-velden voor elke vergunning
7. Gebruiker identificeert relevante vergunning aan resultaten
8. Gebruiker klikt op vergunning voor detailweergave
9. Systeem toont volledige details inclusief archiefnominatie, retentieperiode en bronsysteem
10. Gebruiker klikt op documentlink
11. Systeem opent of downloadt origineel document
### User Journey 2: Geavanceerd zoeken op specifieke criteria
**Actor:** Gebruiker (medewerker vergunningverlening, planning, of archief)
**Doel:** Vergunningen zoeken binnen specifiek gebied en periode
**Stappen:**
1. Gebruiker opent zoekinterface
2. Gebruiker klikt op "Geavanceerd zoeken"
3. Systeem toont filteropties voor alle metadata-velden
4. Gebruiker selecteert locatiefilter en voert gebied in
5. Gebruiker selecteert datumbereik
6. Gebruiker voert eventueel aanvullende filters in (bv. type werk, type oppervlaktewater, type waterkering)
7. Gebruiker klikt op zoekknop
8. Systeem past alle filters toe en doorzoekt index
9. Systeem toont resultaten die aan alle criteria voldoen
10. Gebruiker bekijkt resultaten en filtert indien nodig verder
11. Gebruiker selecteert relevante vergunningen voor overzicht
### User Journey 3: Controleren van archiefstatus
**Actor:** Medewerker vergunningverlening
**Doel:** Controleren of vergunningen voldoen aan Archiefwet
**Stappen:**
1. Gebruiker opent zoekinterface
2. Gebruiker zoekt op vergunningnummer of andere identifier
3. Systeem toont resultaat met alle metadata
4. Gebruiker bekijkt archiefnominatie en -status in resultaat
5. Gebruiker opent detailweergave indien nodig
6. Systeem toont archiefnominatie, retentieperiode (indien van toepassing) en huidige status duidelijk
7. Gebruiker kan beoordelen of actie nodig is (vernietigen wanneer retentieperiode verstreken)
### User Journey 4: Migreren van vergunning naar zaaksysteem
**Actor:** Medewerker vergunningverlening
**Doel:** Een historische vergunning migreren naar het zaaksysteem
**Stappen:**
1. Gebruiker opent zoekinterface
2. Gebruiker zoekt naar de te migreren vergunning
3. Systeem toont resultaat met alle metadata
4. Gebruiker selecteert de vergunning
5. Gebruiker klikt op "Migreren naar zaaksysteem"
6. Systeem toont overzicht van metadata en documenten die gemigreerd worden
7. Gebruiker bevestigt migratie
8. Systeem transporteert metadata en origineel document naar zaaksysteem
9. Systeem bevestigt succesvolle migratie en toont nieuwe locatie in zaaksysteem
## 7. Integratiepunten
| Systeem/Dienst | Interactietype | Doel |
|---------------|----------------|------|
| Brondatabases (meerdere) | Lezen - Metadata extraheren | Vergunningmetadata ophalen en indexeren |
| Documentopslag (PDF's, scans) | Lezen - Documenten ophalen | Originele vergunningdocumenten beschikbaar stellen voor weergave/download |
| Zaaksysteem | Lezen/Schrijven - Migratie | Metadata en documenten overbrengen naar zaaksysteem |
| Organisatiereferentie (selectielijst waterschappen 2012) | Lezen - Referentiegegevens | Archiefnominaties en retentieperiodes ophalen op basis van documenttype |
| Authenticatiesysteem | Verifiëren - Toegangscontrole | Valideren van gebruikers en afdelingstoegang |
## 8. Niet-Functionele Eisen
| ID | Bron | Eis | Verificatiemethode |
|----|------|-----|-------------------|
| NFR-01 | BA | Het systeem moet zoekresultaten binnen 5 seconden retourneren. | Performancetest: Voer zoekopdrachten uit en meet responstijd. |
| NFR-02 | BA | Het systeem moet toegankelijk zijn voor 20+ gelijktijdige gebruikers. | Loadtest: Simuleer gelijktijdig gebruik door 25 gebruikers. |
| NFR-03 | BA | Het systeem moet beschikbaar zijn tijdens reguliere kantooruren. | Monitoring: Verifieer uptime tijdens bedrijfsdagen. |
| NFR-04 | BA | De gebruikersinterface moet intuïtief zijn en vereist geen training voor nieuwe medewerkers. | Usabilitytest: Laat nieuwe gebruiker een zoekopdracht uitvoeren zonder instructies. |
| NFR-05 | BA | Het systeem moet persoonsgegevens (namen, adressen, contactgegevens) beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. | Beveiligingstest: Verifieer dat niet-geautoriseerde gebruikers geen toegang hebben. |
| NFR-06 | BA | Het systeem moet auditlogs bijhouden van wie welke zoekopdrachten en migraties uitvoert. | Test: Voer zoekopdrachten en migraties uit en verifieer aanwezigheid in logs. |
| NFR-07 | BA | Migraties moeten data-integriteit garanderen: metadata en documenten moeten volledig en correct worden overgebracht. | Test: Voer migratie uit en vergelijk bron- en doeldata. |
## 9. Security & Compliance Eisen (van gebruikersinvoer)
**Persoonsgegevens betrokken:**
Ja: Namen (aanvrager, vergunninghouder, uitgever), adressen (locatie), contactgegevens
**Vertrouwelijke bedrijfsgegevens betrokken:**
Nee: Voornamelijk publieke archief-informatie
**Authenticatie vereist:**
Ja: Toegangsbeperking tot specifieke afdelingen (vergunningen, planning)
**Toegangsbeperkingen:**
Alleen gebruikers van specifieke afdelingen hebben toegang
Andere afdelingen en publiek hebben geen toegang
**Failover-voorkeur:**
Niet gespecificeerd door gebruiker
**Dataretentie:**
Het systeem zelf slaat geen vergunninggegevens op; deze blijven in bronsystemen
Search index verwijst naar brongegevens
Migraties verplaatsen data naar zaaksysteem; brondata blijft in bronsysteem
## 10. Aannames & Open Vragen
| ID | Type | Beschrijving | Standaard/Fallback |
|----|------|-------------|-------------------|
| A-01 | Aanname | Organisatie heeft de selectielijst voor waterschappen (2012) beschikbaar als referentie voor archiefnominaties en retentieperiodes | Wordt gebruikt voor FR-09, FR-10 en FR-11 |
| A-02 | Aanname | Brondatabases en documentopslag zijn toegankelijk voor het nieuwe systeem via bekende interfaces | Architect moet interfaces specificeren |
| A-03 | Aanname | Authenticatiesysteem is beschikbaar om afdelingstoegang te valideren | Architect moet integratie specificeren |
| A-04 | Aanname | Zaaksysteem heeft beschikbare interfaces om metadata en documenten te ontvangen via migratie | Architect moet migratie-interface specificeren |
| O-01 | Open vraag | Hoe vaak moeten de bronsystemen opnieuw geïndexeerd worden? | Te bepalen door Architect op basis van datawijzigingfrequentie |
| O-02 | Open vraag | Moet het systeem in staat zijn om zoeken terwijl een indexering bezig is? | Te bepalen door Architect |
| O-03 | Open vraag | Moet een gemigreerde vergunning in de bronsysteem-index worden gemarkeerd als "gemigreerd"? | Te bepalen door Architect en gebruiker |
## 11. Out of Scope
Dit ontwerp omvat NIET:
- Het aanmaken of wijzigen van vergunningen
- Integratie met systemen buiten de vergunningdatabases, documentopslag en zaaksysteem
- Publieke toegang tot vergunninggegevens
- Vernietiging of archivering van fysieke documenten (slechts statusweergave)
- Workflow voor goedkeuring of archivering (slechts informatieweergave)
- Automatische bulk-migratie van alle vergunningen (individuele migratie op initiatief van gebruiker)
## 12. Proces Flow Diagram
```mermaid
flowchart TD
start(["Gebruiker opent zoekinterface"]) --> choice{"Zoektype"}
choice -->|"Eenvoudig zoeken"| simple["Gebruiker voert zoekterm in en drukt op Enter"]
choice -->|"Geavanceerd zoeken"| advanced["Gebruiker selecteert filters en voert criteria in"]
simple --> search["Systeem doorzoekt alle geïndexeerde metadata"]
advanced --> search
search --> results["Systeem toont resultaten met alle metadata-velden"]
results --> action{"Gebruikersactie"}
action -->|"Resultaat bekijken"| detail["Gebruiker klikt op resultaat voor detailweergave"]
action -->|"Migreren naar zaaksysteem"| migrate["Gebruiker selecteert vergunning voor migratie"]
action -->|"Nieuwe zoekopdracht"| simple
detail --> status["Systeem toont details incl. archiefnominatie, retentieperiode en bronsysteem"]
status --> doc{"Gebruiker opent document?"}
doc -->|"Ja"| download["Systeem opent/downloadt origineel document"]
doc -->|"Nee"| finish(["Klaar"])
download --> finish
migrate --> confirm["Systeem toont overzicht van metadata en documenten die gemigreerd worden"]
confirm --> decision{"Gebruiker bevestigt?"}
decision -->|"Nee"| results
decision -->|"Ja"| transfer["Systeem transporteert metadata en document naar zaaksysteem"]
transfer --> success["Systeem bevestigt succesvolle migratie"]
success --> finish
```