17 KiB
17 KiB
Functioneel Ontwerp - Permit Metadata Search
1. Huidige vs. Gewenste Situatie
| Aspect | Huidige Situatie | Gewenste Situatie |
|---|---|---|
| Zoekmogelijkheden | Gefragmenteerd: locatiezoek werkt alleen na 2018; oude vergunningen alleen via K/L-nummer; verschillende nummeringssystemen voor verschillende periodes | Uniforme zoekinterface over alle vergunningen en periodes |
| Data-opslag | Verspreid over meerdere databases en bestandsformaten (PDF's, scans) | Geïndexeerde metadata uit alle bronnen toegankelijk via één systeem |
| Kennisoverdracht | Kennis over waar en hoe te zoeken is afhankelijk van ervaren medewerkers en raakt verloren | Intuïtief systeem waar nieuwe medewerkers direct mee kunnen werken |
| Archiefwet-naleving | Niet nageleefd: locatie van alle vergunningen en retentieperiodes zijn onbekend | Inzicht in retentieperiodes en archiefstatus van alle vergunningen |
| Toegang | Afhankelijk van toegang tot verschillende systemen | Gecontroleerde toegang via gecentraliseerd systeem voor specifieke afdelingen |
| Migratie | Documenten staan in diverse legacy systemen, moeilijk over te brengen naar zaaksysteem | Mogelijkheid om documenten en metadata te migreren naar zaaksysteem |
2. Problemsamenvatting
Wie is getroffen:
- Medewerkers die vergunningen uitgeven (zoeken naar oude vergunningen)
- Leidinggevenden (zoeken op locatie voor overzichten)
- Nieuwe collega's (geen kennis van verspreide systemen)
- Medewerkers die archiefbeheer uitvoeren
Welk probleem ervaren ze:
- Verspilling van tijd door zoeken in meerdere systemen met verschillende zoekmethoden
- Kennisverlies over waar bepaalde types vergunningen te vinden zijn
- Onmogelijk om oude vergunningen (voor 2018) op locatie te filteren
- Geen overzicht van alle vergunningen en hun retentiestatus
- Moeilijk om documenten te migreren naar het nieuwe zaaksysteem
Waarom dit belangrijk is (bedrijfsimpact):
- Inefficiëntie in dagelijkse werkprocessen
- Risico op niet-naleving van de Archiefwet (onbekende locatie en retentieperiodes)
- Afhankelijkheid van individuele medewerkers met specifieke kennis
- Moeilijke integratie van nieuwe medewerkers
- Behoefte om historische data te moderniseren in het zaaksysteem
Wat succes betekent:
- Eén centrale zoekinterface waarmee alle vergunningen vindbaar zijn
- Direct inzicht in retentieperiodes en archiefstatus
- Verlaagde drempel voor nieuwe medewerkers om vergunningen te vinden
- Compliance met Archiefwet door volledig overzicht
- Mogelijkheid om historische vergunningen te migreren naar zaaksysteem
3. Functionele Eisen
| ID | Bron | Eis | Verificatiemethode |
|---|---|---|---|
| FR-01 | BA | Het systeem stelt gebruikers in staat om via één enkel zoekvak te zoeken over alle metadata-velden tegelijk. | Test: Voer een zoekterm in en verifieer dat resultaten uit alle velden worden getoond. |
| FR-02 | BA | Het systeem biedt een geavanceerde zoekoptie met filters voor specifieke metadata-velden. | Test: Open geavanceerd zoeken en verifieer aanwezigheid van filters per veldtype. |
| FR-03 | BA | Het systeem indexeert en doorzoekt metadata van: aanvrager naam, vergunninghouder naam, uitgever naam, locatie, datums, vergunningnummer (K, L, enz.), toepasselijke wet, type werk, type oppervlaktewater, type waterkering. | Test: Zoek op elk van deze velden en verifieer dat resultaten worden getoond. |
| FR-04 | BA | Het systeem toont bij zoekresultaten alle beschikbare metadata-velden voor elke vergunning. | Test: Bekijk zoekresultaten en verifieer volledigheid van velden. |
| FR-05 | BA | Het systeem stelt gebruikers in staat om gedetailleerde vergunninginformatie te bekijken. | Test: Klik op een resultaat en verifieer dat detailweergave wordt geopend. |
| FR-06 | BA | Het systeem toont uit welk bronsysteem elke vergunning afkomstig is. | Test: Verifieer aanwezigheid van bronsysteem-informatie in resultaten. |
| FR-07 | BA | Het systeem stelt gebruikers in staat om originele vergunningdocumenten (PDF's, scans) te openen of te downloaden. | Test: Klik op documentlink en verifieer dat document wordt geopend/downloaded. |
| FR-08 | BA | Het systeem voorziet in toegangsbeperking zodat alleen gebruikers van specifieke afdelingen (bv. vergunningen, planning) toegang hebben. | Test: Probeer toegang met niet-geautoriseerde gebruiker en verifieer weigering. |
| FR-09 | BA | Het systeem toont de archiefnominatie (bewaren of vernietigen) voor elke vergunning gebaseerd op het type document volgens de selectielijst voor waterschappen (2012). | Test: Bekijk detailweergave en verifieer dat archiefnominatie wordt getoond. |
| FR-10 | BA | Het systeem toont de retentieperiode voor elke vergunning indien de archiefnominatie is "vernietigen" (volgens selectielijst waterschappen 2012). | Test: Bekijk detailweergave en verifieer dat retentieperiode wordt getoond indien van toepassing. |
| FR-11 | BA | Het systeem toont de huidige archiefstatus van elke vergunning (te bewaren oneindig, of retentieperiode verstreken/niet verstreken). | Test: Bekijk detailweergave en verifieer dat archiefstatus duidelijk wordt getoond. |
| FR-12 | BA | Het systeem stelt gebruikers in staat om vergunningdocumenten en hun metadata te migreren naar het zaaksysteem. | Test: Selecteer vergunning(en), kies migratie-optie en verifieer dat metadata en documenten naar zaaksysteem worden overgebracht. |
4. Bedrijfsregels & Logica
| Regel ID | Beschrijving | Conditie | Uitkomst |
|---|---|---|---|
| BR-01 | Archiefnominatie wordt bepaald op basis van type document volgens de selectielijst voor waterschappen uit 2012 | Vergunning beschikbaar in index | Toon archiefnominatie (bewaren of vernietigen) |
| BR-02 | Retentieperiode wordt bepaald op basis van type document volgens de selectielijst voor waterschappen uit 2012 | Archiefnominatie = vernietigen | Toon bijbehorende retentieperiode |
| BR-03 | Geen retentieperiode van toepassing | Archiefnominatie = bewaren | Oneindig bewaren, geen retentieperiode tonen |
| BR-04 | Archiefstatus wordt bepaald op basis van uitgiftedatum en retentieperiode | Archiefnominatie = vernietigen én retentieperiode verstreken | Status = "te vernietigen" |
| BR-05 | Archiefnominatie = bewaren | Status = "te bewaren (oneindig)" | |
| BR-06 | Archiefnominatie = vernietigen én retentieperiode nog niet verstreken | Status = "te bewaren tot [datum]" | |
| BR-07 | Zoekresultaten bevatten alle vergunningen waar de zoekterm overeenkomt met ten minste één metadata-veld | Zoekterm ingevoerd | Toon alle overeenkomende resultaten |
| BR-08 | Geavanceerd zoeken past alle geselecteerde filters toe | Meerdere filters geselecteerd | Toon alleen resultaten die aan alle filters voldoen |
5. Informatievereisten
| Informatie | Beschrijving | Bron | Gebruikt door |
|---|---|---|---|
| Vergunningnummer | Unieke identificatie (K, L, of andere nummeringssystemen) | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Aanvrager naam | Naam van de persoon/organisatie die de vergunning aanvroeg | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Vergunninghouder naam | Naam van de houder van de vergunning | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Uitgever naam | Naam van de persoon die de vergunning verstrekte | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Locatie | Locatie/adres waar de vergunning betrekking op heeft | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Datums | Uitgiftedatum, geldigheidsdatum, en andere relevante datums | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Toepasselijke wet | Wet of regelgeving waarop de vergunning gebaseerd is | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, retentiebepaling, migratie |
| Type werk | Beschrijving van het type werk/activiteit | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, retentiebepaling, migratie |
| Type oppervlaktewater | Type oppervlaktewater gerelateerd aan de vergunning | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Type waterkering | Type waterkering gerelateerd aan de vergunning | Brondatabases | Zoekfunctie, resultaatweergave, migratie |
| Archiefnominatie | Bewaren of vernietigen volgens selectielijst waterschappen 2012 | Organisatiereferentie (selectielijst) | Archiefstatusweergave, migratie |
| Retentieperiode | Bewaartermijn volgens selectielijst waterschappen 2012 (indien van toepassing) | Organisatiereferentie (selectielijst) | Archiefstatusweergave, migratie |
| Archiefstatus | Huidige archiefstatus (te bewaren/te vernietigen) | Berekend op basis van datum, nominatie en retentieperiode | Resultaatweergave |
| Bronsysteem | Systeem waaruit de vergunning afkomstig is | Metadata | Resultaatweergave, migratie |
| Documentlocatie | Verwijzing naar origineel document (PDF, scan) | Documentopslag | Documenttoegang, migratie |
6. User Journeys
User Journey 1: Eenvoudig zoeken naar oude vergunning
Actor: Medewerker vergunningverlening
Doel: Een oude vergunning vinden met beperkte informatie
Stappen:
- Gebruiker opent zoekinterface
- Systeem presenteert enkel zoekvak
- Gebruiker voert zoekterm in (bv. deel van locatie of aanvrager naam)
- Gebruiker klikt op zoekknop of drukt op Enter
- Systeem doorzoekt alle geïndexeerde metadata
- Systeem toont resultatenlijst met alle metadata-velden voor elke vergunning
- Gebruiker identificeert relevante vergunning aan resultaten
- Gebruiker klikt op vergunning voor detailweergave
- Systeem toont volledige details inclusief archiefnominatie, retentieperiode en bronsysteem
- Gebruiker klikt op documentlink
- Systeem opent of downloadt origineel document
User Journey 2: Geavanceerd zoeken op specifieke criteria
Actor: Gebruiker (medewerker vergunningverlening, planning, of archief)
Doel: Vergunningen zoeken binnen specifiek gebied en periode
Stappen:
- Gebruiker opent zoekinterface
- Gebruiker klikt op "Geavanceerd zoeken"
- Systeem toont filteropties voor alle metadata-velden
- Gebruiker selecteert locatiefilter en voert gebied in
- Gebruiker selecteert datumbereik
- Gebruiker voert eventueel aanvullende filters in (bv. type werk, type oppervlaktewater, type waterkering)
- Gebruiker klikt op zoekknop
- Systeem past alle filters toe en doorzoekt index
- Systeem toont resultaten die aan alle criteria voldoen
- Gebruiker bekijkt resultaten en filtert indien nodig verder
- Gebruiker selecteert relevante vergunningen voor overzicht
User Journey 3: Controleren van archiefstatus
Actor: Medewerker vergunningverlening
Doel: Controleren of vergunningen voldoen aan Archiefwet
Stappen:
- Gebruiker opent zoekinterface
- Gebruiker zoekt op vergunningnummer of andere identifier
- Systeem toont resultaat met alle metadata
- Gebruiker bekijkt archiefnominatie en -status in resultaat
- Gebruiker opent detailweergave indien nodig
- Systeem toont archiefnominatie, retentieperiode (indien van toepassing) en huidige status duidelijk
- Gebruiker kan beoordelen of actie nodig is (vernietigen wanneer retentieperiode verstreken)
User Journey 4: Migreren van vergunning naar zaaksysteem
Actor: Medewerker vergunningverlening
Doel: Een historische vergunning migreren naar het zaaksysteem
Stappen:
- Gebruiker opent zoekinterface
- Gebruiker zoekt naar de te migreren vergunning
- Systeem toont resultaat met alle metadata
- Gebruiker selecteert de vergunning
- Gebruiker klikt op "Migreren naar zaaksysteem"
- Systeem toont overzicht van metadata en documenten die gemigreerd worden
- Gebruiker bevestigt migratie
- Systeem transporteert metadata en origineel document naar zaaksysteem
- Systeem bevestigt succesvolle migratie en toont nieuwe locatie in zaaksysteem
7. Integratiepunten
| Systeem/Dienst | Interactietype | Doel |
|---|---|---|
| Brondatabases (meerdere) | Lezen - Metadata extraheren | Vergunningmetadata ophalen en indexeren |
| Documentopslag (PDF's, scans) | Lezen - Documenten ophalen | Originele vergunningdocumenten beschikbaar stellen voor weergave/download |
| Zaaksysteem | Lezen/Schrijven - Migratie | Metadata en documenten overbrengen naar zaaksysteem |
| Organisatiereferentie (selectielijst waterschappen 2012) | Lezen - Referentiegegevens | Archiefnominaties en retentieperiodes ophalen op basis van documenttype |
| Authenticatiesysteem | Verifiëren - Toegangscontrole | Valideren van gebruikers en afdelingstoegang |
8. Niet-Functionele Eisen
| ID | Bron | Eis | Verificatiemethode |
|---|---|---|---|
| NFR-01 | BA | Het systeem moet zoekresultaten binnen 5 seconden retourneren. | Performancetest: Voer zoekopdrachten uit en meet responstijd. |
| NFR-02 | BA | Het systeem moet toegankelijk zijn voor 20+ gelijktijdige gebruikers. | Loadtest: Simuleer gelijktijdig gebruik door 25 gebruikers. |
| NFR-03 | BA | Het systeem moet beschikbaar zijn tijdens reguliere kantooruren. | Monitoring: Verifieer uptime tijdens bedrijfsdagen. |
| NFR-04 | BA | De gebruikersinterface moet intuïtief zijn en vereist geen training voor nieuwe medewerkers. | Usabilitytest: Laat nieuwe gebruiker een zoekopdracht uitvoeren zonder instructies. |
| NFR-05 | BA | Het systeem moet persoonsgegevens (namen, adressen, contactgegevens) beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. | Beveiligingstest: Verifieer dat niet-geautoriseerde gebruikers geen toegang hebben. |
| NFR-06 | BA | Het systeem moet auditlogs bijhouden van wie welke zoekopdrachten en migraties uitvoert. | Test: Voer zoekopdrachten en migraties uit en verifieer aanwezigheid in logs. |
| NFR-07 | BA | Migraties moeten data-integriteit garanderen: metadata en documenten moeten volledig en correct worden overgebracht. | Test: Voer migratie uit en vergelijk bron- en doeldata. |
9. Security & Compliance Eisen (van gebruikersinvoer)
Persoonsgegevens betrokken: Ja: Namen (aanvrager, vergunninghouder, uitgever), adressen (locatie), contactgegevens
Vertrouwelijke bedrijfsgegevens betrokken: Nee: Voornamelijk publieke archief-informatie
Authenticatie vereist: Ja: Toegangsbeperking tot specifieke afdelingen (vergunningen, planning)
Toegangsbeperkingen: Alleen gebruikers van specifieke afdelingen hebben toegang Andere afdelingen en publiek hebben geen toegang
Failover-voorkeur: Niet gespecificeerd door gebruiker
Dataretentie: Het systeem zelf slaat geen vergunninggegevens op; deze blijven in bronsystemen Search index verwijst naar brongegevens Migraties verplaatsen data naar zaaksysteem; brondata blijft in bronsysteem
10. Aannames & Open Vragen
| ID | Type | Beschrijving | Standaard/Fallback |
|---|---|---|---|
| A-01 | Aanname | Organisatie heeft de selectielijst voor waterschappen (2012) beschikbaar als referentie voor archiefnominaties en retentieperiodes | Wordt gebruikt voor FR-09, FR-10 en FR-11 |
| A-02 | Aanname | Brondatabases en documentopslag zijn toegankelijk voor het nieuwe systeem via bekende interfaces | Architect moet interfaces specificeren |
| A-03 | Aanname | Authenticatiesysteem is beschikbaar om afdelingstoegang te valideren | Architect moet integratie specificeren |
| A-04 | Aanname | Zaaksysteem heeft beschikbare interfaces om metadata en documenten te ontvangen via migratie | Architect moet migratie-interface specificeren |
| O-01 | Open vraag | Hoe vaak moeten de bronsystemen opnieuw geïndexeerd worden? | Te bepalen door Architect op basis van datawijzigingfrequentie |
| O-02 | Open vraag | Moet het systeem in staat zijn om zoeken terwijl een indexering bezig is? | Te bepalen door Architect |
| O-03 | Open vraag | Moet een gemigreerde vergunning in de bronsysteem-index worden gemarkeerd als "gemigreerd"? | Te bepalen door Architect en gebruiker |
11. Out of Scope
Dit ontwerp omvat NIET:
- Het aanmaken of wijzigen van vergunningen
- Integratie met systemen buiten de vergunningdatabases, documentopslag en zaaksysteem
- Publieke toegang tot vergunninggegevens
- Vernietiging of archivering van fysieke documenten (slechts statusweergave)
- Workflow voor goedkeuring of archivering (slechts informatieweergave)
- Automatische bulk-migratie van alle vergunningen (individuele migratie op initiatief van gebruiker)
12. Proces Flow Diagram
flowchart TD
start(["Gebruiker opent zoekinterface"]) --> choice{"Zoektype"}
choice -->|"Eenvoudig zoeken"| simple["Gebruiker voert zoekterm in en drukt op Enter"]
choice -->|"Geavanceerd zoeken"| advanced["Gebruiker selecteert filters en voert criteria in"]
simple --> search["Systeem doorzoekt alle geïndexeerde metadata"]
advanced --> search
search --> results["Systeem toont resultaten met alle metadata-velden"]
results --> action{"Gebruikersactie"}
action -->|"Resultaat bekijken"| detail["Gebruiker klikt op resultaat voor detailweergave"]
action -->|"Migreren naar zaaksysteem"| migrate["Gebruiker selecteert vergunning voor migratie"]
action -->|"Nieuwe zoekopdracht"| simple
detail --> status["Systeem toont details incl. archiefnominatie, retentieperiode en bronsysteem"]
status --> doc{"Gebruiker opent document?"}
doc -->|"Ja"| download["Systeem opent/downloadt origineel document"]
doc -->|"Nee"| finish(["Klaar"])
download --> finish
migrate --> confirm["Systeem toont overzicht van metadata en documenten die gemigreerd worden"]
confirm --> decision{"Gebruiker bevestigt?"}
decision -->|"Nee"| results
decision -->|"Ja"| transfer["Systeem transporteert metadata en document naar zaaksysteem"]
transfer --> success["Systeem bevestigt succesvolle migratie"]
success --> finish